Una de las actividades esenciales de las áreas de capacitación es la detección de necesidades de aprendizaje y desarrollo de los colaboradores. Este proceso es clave tanto para el área de RRHH como para la organización en general. Recordemos que una organización que aprende se mueve de forma más ágil, conforma una cultura en torno de la flexibilidad y la mejora, y se encuentra abierta a hacer ajustes de forma natural tanto en la parte técnica, como en los procedimientos, en las formas e incluso en las actitudes.
Momentos de la capacitación empresarial
Es importante hacer mención del propósito de la capacitación empresarial, el cual versa en lograr que las organizaciones cumplan con sus objetivos a un nivel sistémico. Por ello, existen diferentes momentos:
- Inducir a los empleados a los nuevos puestos y a la empresa en general,
- Impulsar a nuevas políticas, reglas, procesos y tareas;
- Manejar o dominar una herramienta tecnológica o de otro tipo,
- Lograr determinado dominio y calidad de ejecución;
- Gestionar de forma eficiente,
- Resolver situaciones específicas,
- Conformar una cultura de prevención de riesgos de diferentes tipos: legales, financieros, procedimentales y de accidentes en general.
Cada uno de los puntos mencionados, suma para hacer la diferencia como empresa responsable, competitiva y marca empleadora.
Objetivo de la DNC
En este sentido, la detección de necesidades de capacitación tiene como propósito establecer los planes de aprendizaje a corto, mediano y largo plazo de los empleados, presupuestando las intervenciones y orientando los aspectos de operación (de la propia capacitación ya sea interna o externa) que deben planificarse para lograr las metas organizacionales.
Aspectos a considerar para conocer las necesidades de los colaboradores
Existen diferentes acciones que nos dan pauta para conocer qué necesitan aprender los colaboradores, se suelen hacer entrevistas, aplicar evaluaciones de desempeño, identificar errores o mejoras requeridas en determinadas áreas, entre otras.
1. Estrategia
Cabe señalar que nuestra recomendación es comenzar por la estrategia, es importante por supuesto saber qué necesitan las personas, pero estás necesidades de aprendizaje deben estar alineadas con el rumbo de la organización. Por tanto, conocer hacia dónde se dirige la empresa, permitirá saber hacia dónde orientar a los equipos de trabajo, qué debe fortalecerse, transformase e incluso soltarse; y cuáles son las tácticas que nos van a permitir llegar ahí, ya que no todo se resuelve con capacitación.
2. Evaluación de talento
Posterior a ello, se requiere reconocer qué tan preparado se encuentra el talento para los retos que busca alcanzar la organización. Lo anterior implica aplicar instrumentos para reconocer el estado actual de habilidades, conocimientos, desempeño y actitud de los colaboradores. Hay que tener clara la base de la cual se parte:
- ¿Dominan los procesos que se buscan consolidar?
- ¿Su afiliación ante estos procesos es la adecuada para la organización?
- ¿El nivel de desempeño es correspondiente a la productividad, servicio o resultados que se esperan lograr?
Estas preguntas nos permiten orientar los instrumentos que se emplean para tomar decisiones sobre los planes de desarrollo y capacitación.
Por ejemplo, la evaluación de desempeño debe estar orientada al tránsito del comportamiento anual, pero también requiere integrar los objetivos o elementos del futuro que poco a poco deben irse alcanzando. Aplicar una evaluación de desempeño sobre compromisos únicamente del pasado no ayuda a proyectar el mañana.
La herramienta de evaluación de desempeño es valiosa si integra lo que se debe lograr en el periodo y el eslabón que une ese periodo con el siguiente. De otra forma estamos trabajando hacia atrás, por ello las evaluaciones modernas se dan en periodos más breves, trimestrales o semestrales y suelen ser con un carácter de reajuste y mejora continua.
La velocidad de los cambios económicos y tecnológicos en la actualidad ya no nos brinda la posibilidad de querer rescatar y repensar todo cada año. Las evaluaciones de desempeño bajo el diseño de futuros o con prospectiva son de mayor eficacia, puesto que nos brindan oportunidad de revirar y con ello incorporar programas de aprendizaje acelerado o pragmático que reenfoque los resultados y los esfuerzos.
3. Alcance técnico y mapa de talento
Hay que reconoce por supuesto el alcance técnico de una evaluación de desempeño y saber si en la organización donde contribuyo este instrumento alcanza para valorar el nivel técnico de dominio de algunos puestos. Lo anterior aplica a todo tipo de empresas, ya sean de servicios, de manufactura, de tecnología, farmacéuticas, de alimentos y de salud; debido al conocimiento y aplicación requerida para lograr estándares de calidad que impactan no solo en la producción sino en los costos, las promesas al cliente, el servicio y la imagen de la marca en general.
El dominio técnico es un aspecto que requiere evaluarse para alcanzar la productividad y resolver problemas o lograr retos de manera calculada. Esta información permite identificar la eficacia de la operación y la capacidad de respuesta, ayuda a las empresas a ser competitivas y con ello a lograr las metas estratégicas. Pero… ¿En dónde está la información técnica? ¿Cómo sabemos el nivel de eficiencia de cada empleado? ¿Tenemos un mapa del talento por posición o actividad? ¿Cómo empezar?
Esta tarea se vuelve retadora con empresas que tienen más de 50 empleados. Es por ello que la detección de necesidades de capacitación se vuelve una práctica superficial y orientada al cumplimiento normativo y no a la estrategia organizacional. Comenzar a documentar este mapa del talento, es un ejercicio que deriva en la sistematización de las rutas de desarrollo y con ello en el camino de aprendizaje que se debe vivir. Permite establecer periodos lógicos para cerrar brechas de ejecución, estándares de calidad y tiempos ideales de trabajo; derivando así en diagnósticos de capacitación más ágiles.
Si todo esto suena desafiante, empieza por lo importante, aquella capacitación que al no brindarse coloca al negocio en riesgo. De esta forma podrás ir orientando los esfuerzos para dar pasos eficaces que no solo den respuesta a métricas de capacitación de cobertura; sino que favorezcan los resultados de las áreas en general.